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Je gère mes priorités

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Nous pouvons rapidement nous laisser happer par le tourbillon de notre vie, mettre de l’énergie dans des choses qui n’en valent pas la peine et même passer à côté de ce qui compte le plus pour nous.

Et quand on s’en rend compte, souvent on s’en veut : “Mais pourquoi j’ai passé autant de temps à faire ça ?” , “Quelle perte de temps !” , “ Si j’avais su …”

La métaphore des cailloux illustre bien cette difficulté. Vous l’avez peut-être déjà entendue ou même vue sur YouTube car cette métaphore puissante a été beaucoup diffusée après qu’un célébre professeur l’ait utilisée lors d’une formation auprès de hauts cadres d’entreprises nord-américaines.

L’histoire est la suivante : le professeur prend un gros bocal de verre et le remplit à ras bord avec de gros cailloux de la taille d’une balle de tennis. Puis il demande à son public : “est-ce que ce bocal est plein ?”. Tout le monde répond par l’affirmative. Le professeur propose de vérifier.

Il sort alors un sac contenant des graviers et le verse dans le bocal.  Les graviers se faufilent entre les cailloux et remplissent le bocal. A nouveau, il pose la question : “est-ce que le bocal est plein maintenant ?”.

Puis, il renouvelle l’expérience avec un sac de sable, et enfin une bouteille d’eau.

Le bocal en verre représente notre vie : les gros cailloux désignent ce qui est le plus important pour nous, les graviers sont les éléments moins importants mais qui ont quand même une certaine valeur, le sable et l’eau illustrent tout le reste, souvent insignifiant mais qu’on a pourtant tendance à faire passer en premier. Ainsi, il n’est pas rare de réaliser que sa journée a été bien remplie de sable et d’eau, de quelques graviers mais qu’il n’y a plus de place pour nos gros cailloux !

Et pourtant, n’est-il pas nécessaire de donner la priorité à ce qui est essentiel pour notre bonheur ?

Mais savons-nous vraiment ce qui est le plus important pour nous ? Quels sont nos gros cailloux ?

Notre santé ? Notre famille ? Nos amis ? Apprendre ? Avoir des projets ? Défendre une cause ? … nos cailloux peuvent être très variés et il n’est pas toujours facile de savoir les identifier.

Or connaître nos cailloux est une étape indispensable pour savoir gérer au mieux nos priorités.

Au lieu de nous laisser entraîner par le flux intense de nos journées, voire de nous laisser submerger, nous pouvons décider de la façon dont nous allons nager sur le courant de notre vie, le type de nage que nous allons pratiquer et peut-être même la direction que nous allons prendre. Accélérer avec du crawl, se reposer en faisant la planche, avancer mais de temps en temps tenter un virage. Bref, profiter de la portance de l’eau tout en maîtrisant certains éléments, c’est à dire en établissant certaines priorités.

2 outils peuvent nous aider à mieux définir nos priorités.

Le 1er, est “la balance je dois / je peux / j’ai envie”. Nous ne pouvons pas, bien entendu, échapper à certaines obligations, mais souvent, nous oublions de nous interroger sur le sens et l’intérêt de certaines de nos actions et nous pouvons nous retrouver uniquement dans le devoir.  

Abuser des “il faut / je dois” peut fausser notre ordre des priorités et apporter une certaine lourdeur dans notre vie.

Essayez donc de jouer plus régulièrement avec ces 3 questions : est ce que je dois le faire ? est ce que je peux le faire ? est-ce que j’ai envie de le faire ? Ces interrogations sont une excellente façon de reprendre le pouvoir sur notre vie, de l’agir au lieu de la subir, et de décider ce qui est important pour nous.

Cela me fait penser à la façon dont une de mes amies gérait son cancer - elle me disait : “tu vois, les séances de chimio, je dois les faire. Mais je peux décider des heures de traitement et de la façon dont je vais travailler avec le médicament pour qu’il soit le plus efficace. J’ai envie aussi de m’occuper de mon hygiène de vie, et d’apprendre à mieux m’écouter”.

Un autre outil ressource en gestion des priorités, est la Matrice d’Eisenhower (oui, oui, le président des Etats-Unis lui-même !). Cette matrice, que vous trouverez expliquée plus en détails dans de nombreux ouvrages sur la gestion du temps et sur internet est composée de 4 quadrants :

1er quadrant : ce qui est important et urgent, soit les tâches à faire immédiatement

2e quadrant : ce qui important et pas urgent, soit les tâches nécessaires à faire rapidement et/ou qui nécessitent d’être planifiées

3e quadrant : ce qui est urgent et pas important, soit les tâches qui peuvent attendre ou être déléguées

4e quadrant : ce qui n’est ni urgent ni important, soit les tâches à jeter !

Cet outil permet de savoir situer et connaître nos priorités - il implique de distinguer une tâche urgente d’une tâche qu’on dit importante. Ce qui n’est pas toujours facile à faire !

Il semblerait que notre tendance naturelle soit de nous concentrer sur les activités non-importantes mais urgentes, c’est à dire que notre quadrant 3 serait le plus rempli, alors que remplir le 2 nous rendrait beaucoup plus heureux.

En effet, les activités importantes nous permettent de progresser dans nos objectifs, qu’ils soient professionnels ou personnels. Faire du sport, avoir du temps de qualité en famille, acquérir une compétence … ces activités sont bien entendu propres à chaque personne.

Les activités urgentes quant à elles, requièrent une attention immédiate, elles sont souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre. Eisenhower avait remarqué que la majorité des tâches urgentes était liée à des interruptions d’autres personnes, qui sollicitent votre aide pour atteindre leurs propres buts, selon leurs propres priorités. Or parmi ces urgences, certaines sont réelles (un appel de l’école de votre enfant,  un examen), d’autres en revanche ne le sont pas (beaucoup de nos mails, de sms !).

Comme pour l’histoire des cailloux, la difficulté provient souvent du fait que nous ne savons pas ce qui est vraiment important pour nous. S’interroger sur nos valeurs, nos moteurs de vie, nos buts permet d’avancer plus vite sur le chemin du bonheur. Mais au lieu de prendre ce temps, nous nous laissons happer par tous les stimuli du moment, les urgences qui nous arrivent, et avons tendance à remettre à plus tard les activités qui sont en fait importantes pour nous. Et nous arrivons ainsi à différer sans cesse la recherche de ce qui compte le plus dans notre vie.

Combien de personnes sont convaincues qu’elles réaliseront ces tâches quand elles auront plus de temps libre, et s’aperçoivent que ce temps libre est sans cesse lui aussi différé !

Pour certaines urgences, il est vrai aussi que savoir dire non pourrait nous aider. Je pense notamment à ces personnes qui ont l’art de présenter leurs demandes ou leurs situations comme une urgence. Et là, l’image des  adolescents me vient au qui peuvent nous mettre sous pression en exigeant une réponse rapide à une question qui justement demanderait un peu de réflexion. Exemple : vous vous êtes libéré plus tôt du bureau et vous apprêtez enfin à sortir faire votre jogging (activité importante pour vous) quand votre fille sort la tête de sa chambre et vous dit  : “au fait papa, je suis invitée demain soir à une soirée … dis oui s’il te plait … il faut que je donne ma réponse absolument ce soir !”. Est-ce vraiment urgent ? Est-ce que je dois répondre tout de suite ou est-ce que je peux différer ma réponse ? Ces petites interrogations pourraient vous aider à ne pas regretter un non ou un oui dit trop rapidement ! Cela me rappelle un conseil donné aux parents d’adolescents dans des ateliers de communication bienveillante : “parents, n’agissez pas en SAMU !”. Apprendre à dire non est un sujet en soi, alors revenons à nos priorités !

Bienfaits

Savoir déterminer ses priorités et planifier ses activités en conséquence contribue à maintenir un équilibre de vie et permet de diminuer le stress (or le stress est un ennemi de la joie - Bulle de Bonheur #9 Je cultive la joie).

Cela nous permet aussi d’éprouver la satisfaction d’agir sur notre vie, et de gagner en productivité. De ce fait, il y a de grandes chances que notre confiance augmente.

Et logiquement nous devrions avoir plus de temps … du temps pour nous, pour les autres … du temps à consacrer à ce qui est important, c’est à dire à ce qui nous rend plus heureux  - le cercle vertueux est activé !

Attention cependant, nous avons parlé d’équilibre de vie. L’équilibre sous-entend la mesure. Pas question donc que notre vie se transforme en une immense liste où tout est contrôlé et planifié ! Pas question non plus de totalement se transformer. Certaines personnes sont naturellement organisées, d’autres sont naturellement spontanées et chaque type de fonctionnement a ses avantages et ses inconvénients. Mais quelle que soit notre façon d’agir, prendre le temps de définir ou redéfinir nos gros cailloux, peut nous être utile.

En bref

  • Apprendre à mettre la priorité sur l’importance plutôt que sur  l’urgence, est un outil précieux pour améliorer notre qualité de vie.

  • L’importance renvoie à se demander si les répercussions de la tâche sont considérables ou si elles auront au contraire peu d’impact sur nous, notre travail ou notre famille.

  • L’urgence invite à se demander si la tâche est à faire rapidement ou si elle peut attendre ou être déléguée.

En pratique

Je prends quelques minutes pour définir mes priorités.

Je fais la liste des tâches à réaliser et je les classe selon les axes important / urgent évoqués plus haut. Une fois que le tri est fait, je pense aussi aux moments où je suis le plus efficace - si je suis plutôt du matin par exemple et que j’ai une activité importante et difficile, je la programme à ce moment là ...

Souvenez-vous aussi que nos cycles d’attention profonde (25 mn) et de vigilance (entre 60 et 90 mn) sont de courte durée … donc pensez aux pauses, et à l’alternance de tâches légères et de tâches plus lourdes !!!

A vous de jouer !  2 minutes pour télécharger la matrice d’Eisenhower - intégrez et classez votre to do list dans les quadrants appropriés. Si les quadrants 3 et 4 sont les plus remplis, il est temps de gérer vos priorités !

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